Die Aufgaben des Administrators sind von der Inhaltspflege abgekoppelt.

Den Zugriff auf die you@web-Datenbanken regelt das Notes-Rechtekonzept. Administratoren, Web Designer, Redakteure und Web User können lediglich jene Funktionen nutzen, die aufgrund ihrer Rolle für sie relevant sind.

So kann die Zugriffskontrolle zum Beispiel einschränken, welche Dokumente ein Autor bearbeiten und welche Content-Typen er dabei verwenden darf. Hierdurch werden Fehlerquellen bei der Erstellung und Pflege von Inhalten minimiert.

Die Administration der you@web-Datenbanken entspricht der Administration anderer Domino-Datenbanken. Für ein schnelles und wirtschaftliches Update auf neue Software-Versionen gerade bei einer großen Anzahl von Datenbanken gibt es ein spezielles Update Tool.

Die Verwaltung von Layout und Strukturelementen erfolgt im you@web Repository, das als zentrale Verwaltungsdatenbank für eine große Anzahl von Content-Datenbanken dienen kann, um für alle verbundenen Websites ein einheitliches Layout zu garantieren.

Die Repliziermechanismen von Notes ermöglichen zum Beispiel für den Fall, dass Inhalte in mehreren Geschäftsstellen genutzt werden, die zentrale Verwaltung von Datenbanken und Layout und die Replikation in die Zweigstellen. Der lokale Zugriff dort entlastet die Weitverkehrsverbindungen zur Zentrale.